【後編】幹事歴１２年の私が教える幹事奉行【忘年会・新年会で使える】
前編では、幹事として店選びまでの手順をお伝えしました。
↓↓前編の記事はこちら↓↓
後編では、参加者への連絡から飲み会当日までの動きを解説していきます。
③参加者への連絡～前日まで
お店を決めて予約したら、1〜2週間前に参加者へ詳細連絡を入れます。
あまり前もって決めてもだらけてしまうので、日程は１ヶ月ほど前に決めていても大丈夫ですが、お店などの詳細は１～２週間前に連絡するようにしています。
最近はラインで一斉連絡できるので、便利な時代になりました！
詳細連絡時には、下記内容を伝えましょう
是非コピペして使ってください！
お疲れ様です。
忘年会の詳細が決まりましたので、連絡します。
【日時】
【集合場所】
【人数】
【予算】1人税込み〇〇円
【お店】店舗URLを掲載
【料理】単品注文か、コース料理か
変更、キャンセル等は△月△日までに〇〇へ連絡下さい。
連絡は個別ラインでも構いません。
よろしくお願いします。
すみかっこ【】を使うと読み手が見やすく、箇条書きにまとめることで無駄な情報が無く見やすくなります。
また、私は「個別ラインでも構いません」と、あえてキャンセルしやすい環境を作るようにしています。
あとは、お店のキャンセル規定日もしくは飲み会前日にリマインドメールを送ります。
そうすることで、この日は飲み会だと思い出させる意味と、集合時間の間違い防止、お店のURLをラインの履歴からすぐに探せるようにといった狙いがあります。
④飲み会当日の幹事の動き
まず、幹事は集合時間5分前には到着するようにしましょう。
お店と集合場所が異なる場合は、飲み会までに余裕があれば集合場所から飲み会場所までのルートを事前に確認したり・・・かなり労力を使っているようにも見えますが、私にとっては良い時間調整になっています。
飲み会中は、基本的には一緒に楽しんでいます。空いたグラスを集めたり、店員さんを呼んだり、時間を気にしたりも大事ですが、皆が「また飲み会に参加したいな」「この人が幹事の飲み会だったら安心だな」と思ってもらえるように心がけています。
⑤まとめ
・幹事を率先して立候補し、自らの成長につなげよう
・日程調整は、必ず幹事から候補日を２～３個挙げよう
・お店の口コミに関しては別サイトの口コミも参考にして総合的に判断しょう。
・席はテーブル席で背もたれがあるかを店内写真で確認しよう。
・詳細連絡は１～２週間前に行い、飲み会前日にも再周知しよう。
・当日は余裕を持って集合場所に到着しよう。
最後に、「終わり良ければ全て良し」ということわざがあります。
計画段階はあまり上手くいかなくても、最終皆が笑って解散できればOKですし、計画はバッチリだったけど飲み会中にトラブルがあってしまっては残念な飲み会に なってしまいます。
参加者も自分も楽しめる、そんな素敵な飲み会を目指して幹事に挑みましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました！
